Termeni și Condiții

01. Părțile contractante

Prezentul document stabilește termenii și condițiile contractuale între:

02. Descrierea serviciului

VELA este o platformă SaaS (Software as a Service) care furnizează un asistent de inteligență artificială accesibil prin aplicația WhatsApp, conectat la sistemele de gestiune ERP ale Clientului (SAGA C, MarketLine, PubLine, SmartCash RMS și altele). Serviciul permite utilizatorilor autorizați să interogheze în timp real date din sistemul ERP al companiei client (stocuri, facturi, restanțe clienți, indicatori de performanță etc.) prin conversații naturale pe WhatsApp. Serviciul a fost comercializat anterior sub denumirea comercială „Bemo" — „VELA" este noua denumire comercială a aceluiași serviciu, operat de același Furnizor.

Serviciul VELA este un serviciu digital livrat exclusiv prin mijloace electronice, fără componentă fizică. Accesul se realizează prin intermediul platformei WhatsApp Business API și al infrastructurii cloud Bemotech.

VELA este un produs software independent, creat și dezvoltat integral de SC BEMOTECH S.R.L. VELA nu este un produs derivat din, bazat pe sau care incorporează codul sursă al programului SAGA C sau al oricărui alt program terț. VELA interacționează exclusiv cu datele Clientului stocate în baza de date proprie a Clientului, în formatul standard Firebird SQL, în temeiul dreptului de interoperabilitate prevăzut de Directiva 2009/24/CE a Parlamentului European și a Consiliului privind protecția juridică a programelor pentru calculator și de Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, art. 79-81.

Bemotech nu este afiliat cu Meta Platforms (WhatsApp) sau cu SAGA Software S.R.L. (SAGA ERP). Utilizarea WhatsApp este supusă propriilor termeni și condiții Meta.

03. Prețuri și modalități de plată

Serviciul VELA se tarifează în funcție de numărul de locații conectate și numărul de telefoane WhatsApp active, conform planului de abonament ales:

Prețurile pot fi modificate de Bemotech cu un preaviz de minimum 30 de zile comunicat prin email. Continuarea utilizării serviciului după data de intrare în vigoare a noilor prețuri constituie acceptarea acestora.

Plățile se procesează prin Netopia Payments S.A., autorizată de BNR ca instituție de plată. Bemotech nu stochează datele cardului bancar ale Clientului. Securitatea tranzacțiilor este asigurată de Netopia conform standardelor PCI DSS.

04. Activarea și accesul la serviciu

Accesul la serviciul VELA se acordă exclusiv după:

1. Crearea contului de organizație pe platforma VELA;
2. Conectarea cu succes a sistemului SAGA ERP al Clientului (furnizarea credențialelor ERP și configurarea conexiunii);
3. Adăugarea și verificarea numărului(elor) de WhatsApp ale utilizatorilor;
4. Confirmarea prin email a activării serviciului de către Bemotech.

Detalii complete privind procesul de activare se gasesc in Politica de Livrare.

05. Accesul la baza de date ERP a Clientului

Prin acceptarea prezentelor Termeni și Condiții și prin parcurgerea procesului de onboarding (conectarea sistemului SAGA ERP), Clientul autorizează în mod expres și neechivoc SC BEMOTECH S.R.L. să acceseze baza de date aferentă programului SAGA C (și, după caz, MarketLine, PubLine și/sau SmartCash RMS) instalat pe echipamentul Clientului, exclusiv în scopul furnizării serviciului VELA.

06. Obligațiile Furnizorului

Bemotech se obligă să:

• Furnizeze serviciul VELA în conformitate cu specificațiile tehnice publicate;
• Mențină disponibilitatea infrastructurii proprii (servere, bot AI, API) la un nivel de minim 99% lunar (calculat în afara ferestrelor de mentenanță programate). Aceasta nu include disponibilitatea sistemului SAGA ERP al Clientului, care depinde de infrastructura Clientului (PC, conexiune internet, serviciu Firebird);
• Notifice Clientul cu minimum 24 de ore înainte de orice intervenție de mentenanță care poate afecta disponibilitatea serviciului;
• Protejeze datele Clientului conform Politicii GDPR și legislației aplicabile în materia protecției datelor cu caracter personal;
• Nu transmită datele Clientului unor terțe părți în afara procesatorilor autorizați menționați în Politica de Confidențialitate;
• Răspundă solicitărilor de suport tehnic în termen de maximum 1 zi lucrătoare;
• Efectueze backup-uri periodice ale configurațiilor și datelor de sistem ale platformei VELA;
• Păstreze loguri ale conversațiilor (mesajele utilizatorilor și răspunsurile botului AI) în scopul monitorizării calității serviciului, suportului tehnic și depanării erorilor. Logurile conțin: număr de telefon, nume utilizator, conținutul mesajelor și timestamp. Logurile sunt accesibile exclusiv personalului autorizat Bemotech și sunt păstrate conform perioadelor de stocare din Politica de Confidențialitate;
• Acceseze baza de date ERP a Clientului exclusiv în conformitate cu autorizarea acordată conform Articolului 05, fără a modifica, deteriora sau interfera cu funcționarea programului SAGA C sau a oricărei alte componente software instalate pe echipamentul Clientului.

Bemotech nu garantează funcționarea continuă a serviciilor terțe de care depinde platforma (WhatsApp/Meta, Claude AI/Anthropic, SAGA ERP), dar se angajează să depună diligențe rezonabile pentru limitarea impactului oricăror întreruperi externe.

VELA este un instrument de asistenta. Raspunsurile si documentele generate de inteligenta artificiala (inclusiv proforme, rapoarte, calcule) au caracter orientativ. Utilizatorul este responsabil sa verifice si sa confirme acuratetea oricaror date sau documente create prin intermediul serviciului. Bemotech nu isi asuma responsabilitatea pentru decizii comerciale luate exclusiv pe baza informatiilor furnizate de bot.

Suportul tehnic oferit de Bemotech acopera exclusiv functionarea serviciului VELA (servere, bot AI, API, dashboard). Bemotech nu ofera suport pentru instalarea, configurarea sau mentenanta SAGA ERP, a serviciului Firebird, sau a oricarei alte componente din infrastructura Clientului.

07. Obligațiile Clientului

Clientul se obligă să:

• Furnizeze informații corecte și complete la înregistrare și să le mențină actualizate pe toată durata contractuală;
• Achite facturile la scadență;
• Utilizeze serviciul exclusiv în scopuri legale și în conformitate cu legislația română și europeană în vigoare;
• Nu utilizeze serviciul pentru activități frauduloase, ilegale, de tip spam sau care pot prejudicia terți;
• Gestioneze cu responsabilitate credențialele de acces (nu le partajeze cu persoane neautorizate);
• Notifice imediat Bemotech în cazul oricărei utilizări neautorizate a contului;
• Se asigure că utilizatorii adăugați sunt angajați sau colaboratori autorizați ai organizației sale;
• Respecte drepturile de proprietate intelectuală ale Bemotech;
• Dețină o licență valabilă pentru programul ERP (SAGA C, MarketLine, PubLine și/sau SmartCash RMS) instalat pe echipamentul propriu și să fie autorizat să permită accesul unui terț la datele sale din baza de date aferentă;
• Mențină echipamentul pe care este instalat SAGA C pornit și conectat la internet în timpul programului de lucru, pentru a permite funcționarea serviciului VELA;
• Nu dezactiveze sau interfereze cu conexiunea VPN (Tailscale) instalată în procesul de onboarding, pe durata în care dorește să utilizeze serviciul VELA;
• Își asume întreaga responsabilitate pentru conformitatea utilizării serviciului VELA cu termenii de licențiere ai programelor ERP (SAGA C, MarketLine, PubLine, SmartCash RMS) impuși de producătorii respectivi (SAGA Software S.R.L., Magister Software sau alții). Bemotech nu este parte a relației contractuale dintre Client și producătorul ERP

08. Durata contractului și reziliere

Contractul se încheie pe durată nedeterminată, fara perioada minima obligatorie. Clientul poate anula abonamentul oricand, fara penalitati.

Oricare parte poate rezilia contractul in orice moment. Anularea se poate face din dashboard-ul VELA sau prin email. Serviciul ramane activ pana la sfarsitul perioadei deja platite. Nu se acordă rambursări pentru perioadele plătite, cu excepția situațiilor prevăzute în Politica de Anulare.

Bemotech poate rezilia unilateral și cu efect imediat contractul, fără preaviz, în cazul în care Clientul:

• Nu achită abonamentul în termen de 15 zile de la scadență;
• Utilizează serviciul în mod fraudulos sau ilegal;
• Încalcă grav sau repetat prezentele Termeni și Condiții.

La încetarea contractului, accesul Clientului la serviciu va fi dezactivat în termen de maximum 24 de ore de la data efectivă a rezilierii. Software-ul VPN (Tailscale) instalat pe echipamentul Clientului va fi deconectat automat. Politica detaliată privind rambursările este disponibilă în Politica de Anulare și Rambursare.

09. Proprietate intelectuală

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra platformei VELA, incluzând dar fără a se limita la software, algoritmi, interfețe, design, documentație, mărci comerciale și denumiri comerciale, aparțin exclusiv SC BEMOTECH S.R.L.

Clientul primește o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de utilizare a serviciului VELA exclusiv în scopul desfășurării activității sale comerciale interne, pe durata contractului.

Este interzisă orice formă de copiere, reproducere, distribuire, modificare, inginerie inversă (reverse engineering), decompilare sau dezasamblare a componentelor platformei VELA fără acordul scris prealabil al Bemotech.

Bemotech respectă drepturile de proprietate intelectuală ale terților, inclusiv ale SAGA Software S.R.L., Magister Software și ale altor producători de software ERP. Serviciul VELA nu copiază, nu reproduce, nu distribuie și nu modifică programele ERP ale Clientului (SAGA C, MarketLine, PubLine, SmartCash RMS). VELA accesează exclusiv datele proprii ale Clientului, stocate de Client în bazele de date locale aferente programelor ERP, la cererea și cu autorizarea expresă a Clientului.

10. Limitarea răspunderii

Bemotech nu va fi responsabil pentru niciun prejudiciu indirect, incidental, special, punitiv sau consecvent rezultat din utilizarea sau imposibilitatea utilizării serviciului VELA, incluzând pierderi de profit, pierderea de date sau întreruperea activității comerciale.

Răspunderea totală cumulată a Bemotech față de Client, indiferent de natura sau temeiul legal al pretenției, nu va depăși suma echivalentă a 3 (trei) luni de abonament plătit de Client în perioada anterioară evenimentului cauzator de prejudiciu.

Bemotech nu este responsabil pentru inexactitățile datelor generate de inteligența artificială. Răspunsurile asistentului AI sunt orientative; deciziile comerciale rămân în responsabilitatea exclusivă a Clientului.

Bemotech nu este responsabil pentru niciun prejudiciu cauzat de sau decurgând din relația contractuală dintre Client și producătorii software-ului ERP (SAGA Software S.R.L., Magister Software sau alții), incluzând dar fără a se limita la: rezilierea licenței ERP, modificarea termenilor de licențiere, restricționarea accesului la baza de date, sau orice pretenții ale producătorilor ERP legate de modul în care Clientul utilizează sau permite accesul la datele sale din baza de date proprie.

11. Confidențialitate și protecția datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația română aplicabilă. Detalii complete sunt disponibile în:

• Politica de Confidențialitate
• Politica GDPR

Datele de business ale Clientului stocate sau procesate prin intermediul platformei VELA rămân proprietatea exclusivă a Clientului. Pentru datele proprii ale platformei (cont, facturare), Bemotech acționează ca operator independent. Pentru datele ERP ale Clientului accesate prin serviciu, Bemotech acționează ca persoană împuternicită (processor) conform Art. 28 GDPR. Prelucrarea datelor ERP ale Clientului este reglementată de Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), document separat care face parte integrantă din prezentele Termeni și Condiții. În caz de conflict între DPA și prezentele Termeni, prevederile DPA prevalează în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.

12. Forța majoră

Niciuna din părți nu va fi responsabilă pentru neexecutarea sau executarea defectuoasă a obligațiilor sale contractuale în cazul în care aceasta se datorează unui eveniment de forță majoră, astfel cum este definit de legislația română în vigoare (art. 1351 Cod Civil), incluzând dar fără a se limita la: dezastre naturale, acțiuni guvernamentale, pandemii, întreruperi masive de infrastructură internet, atacuri cibernetice de amploare.

Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 5 zile lucrătoare de la producerea evenimentului de forță majoră.

13. Soluționarea litigiilor

Prezentul contract este guvernat de legea română. Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu prezentul contract va fi soluționat pe cale amiabilă în termen de 30 de zile. În caz contrar, litigiile vor fi deferite instanțelor judecătorești competente din București.

Consumatorii (persoane fizice) au posibilitatea de a apela la proceduri alternative de soluționare a litigiilor:

• ANPC — SAL: https://anpc.ro/ce-este-sal/
• SOL (Online Dispute Resolution — UE): https://ec.europa.eu/consumers/odr

14. Modificarea termenilor

Bemotech își rezervă dreptul de a modifica prezentele Termeni și Condiții în orice moment. Modificările vor fi comunicate Clientului prin email cu minimum 30 de zile înainte de intrarea lor în vigoare.

Continuarea utilizării serviciului VELA după data comunicată reprezintă acceptarea noilor termeni. În caz de dezacord, Clientul are dreptul de a rezilia contractul fără penalități, cu condiția notificării Bemotech înainte de data intrării în vigoare a modificărilor.

14b. Separabilitate

Dacă o instanță judecătorească sau o autoritate competentă declară nulă sau inaplicabilă o clauză din prezentele Termeni și Condiții, restul clauzelor rămân pe deplin valabile și aplicabile. Clauza afectată va fi interpretată sau înlocuită cu o clauză validă care reflectă cât mai fidel intenția originală a părților.

15. Date de contact